Métrica Lead Time - Medindo o Tempo para a Entrega de uma Demanda

 

A partir da análise do trabalho em progresso podemos começar a ver quanto tempo uma demanda leva para ser entregue ao cliente. 

Em desenvolvimento de software, podemos considerar Lead Time como sendo o número de dias entre o início e o fim do processo de entrega de um item de trabalho. É o tempo em dias em que o item de trabalho passa pelo Fluxo de etapas do processo de desenvolvimento.

O que é Lead Time ?

O Lead time é uma métrica que deve ser coletada para cada demanda a partir da etapa na qual a equipe começa de fato a trabalhar na demanda.

Tendo como base o Lead Time das demandas que passaram nos últimos 15 dias pelo fluxo podemos responder quando uma demanda esta pronta.

É importante ressaltar que o Lead Time é uma métrica que pode ser medida independente do processo de desenvolvimento adotado pela empresa.

A medição do Lead Time nos ajuda:

• Compreender quanto tempo a Equipe leva para desenvolver um item de trabalho;

• Analisar a saúde do processo de desenvolvimento, identificando gargalos, impedimentos e problemas no processo de desenvolvimento;

• Identificar o período de entrega das demandas entregues pela equipe, se é em dias ou em semanas;
• Analisar o custo para atender uma demanda. Considerando um dia de 8 horas e definindo um valor hora podemos calcular o custo de uma demanda. Geralmente quanto mais tempo para concluir uma demanda maior o seu custo.

 Medição do Lead Time

O Lead time deve ser medido para cada demanda e deve considerar o tempo total decorrido desde o início do atendimento da demanda pela equipe até a entrega da demanda ao cliente. Etapas nas quais a demanda não é trabalhada pela equipe não devem ser consideradas. Por exemplo, etapa de priorização da demanda pelo Dono do produto ou etapa de refinamento da demanda pelo Analista de Negócio não devem ser consideradas.

Normalmente ocorrem atrasos, impedimentos, dependências externas durante a passagem de uma demanda pelo Fluxo de desenvolvimento do produto. Ocorre que estes eventos afetam o Lead time e devem ser considerados na forma de etapas de espera as quais ajudam a dar mais visibilidade sobre estes desafios no trabalho e seu impacto no aumento do Lead time. Estes atrasos devem ser visíveis.

Medição do Cycle Time

 O Cycle time é uma métrica que mede o tempo em que a equipe de fato trabalha na demanda, em uma etapa do Fluxo de desenvolvimento. Esta métrica mede de fato o tempo gasto no trabalho realizado.

Com base nessas métricas, Lead time e Cycle time, é possível calcular o atraso em uma Demanda.

Atraso = Lead Time - Cycle Time

Também é possível calcular o percentual de eficiencia da equipe em cada demanda:

% eficiencia = Lead time / Cycle Time

 

Calculando as Métricas

 

Assim podemos criar uma planilha que reflete o Fluxo do Processo de Desenvolvimento, com todas as etapas pelas quais a demanda deve passar e adicionar as etapas de espera que refletem atrasos, impedimentos e dependência externa. Em seguida registramos cada Demanda e anotamos o numero de dias em que a Demanda permanece em cada etapa do Fluxo.  

 

Para o Lead Time devemos considerar todas as etapas do Fluxo desde o inicio de atendimento da demanda pela Equipe até a conclusão da demanda. Note que etapas como Em Refinamento, Backlog são etapas nas quais a Demanda não é trabalhada pela Equipe e portando não são consideradas para o Lead Time.

 

Para o Cycle Time devemos considerar somente as etapas nas quais a Equipe de fato trabalhou na Demanda. Somando o numero de dias das etapas para calcular as métricas Lead Time e Cycle Time, sendo o Atraso e o Percentual de Eficiencia calculados automaticamente pelas fórmulas mostradas acima. A planilha deverá ficar parecida com a imagem abaixo:

O numero de dias de uma Demanda em cada Etapa pode ser obtido através de acompanhamento diário com a equipe, independente do processo ágil que esteja sendo adotado. A partir dessa planilha podemos gerar o gráfico Lead Time Breakdown que é uma ferramenta valiosa para gestão do conjunto de demandas.

Lead Time Breakdown 

A análise do Lead time com o gráfico Lead Time Breakdown permite a equipe analisar, avaliar e comparar o tempo gasto em cada etapa do Fluxo do Processo de Desenvolvimento, para cada demanda que passa pelo Fluxo do Processo de desenvolvimento.

Geralmente, o Lead time Breakdown é usado para responder a questões como:

• O que está acontecendo com as Demandas em andamento?

• Existe algum impedimento atrapalhando?

• A equipe está com algum gargalo no processo?

Segue abaixo um exemplo do Gráfico Lead Time Breakdown:

O gráfico quebra o Lead time de uma demanda nas etapas do fluxo, permitindo identificar gargalos, impedimentos e atrasos em uma etapa específica, permitindo remoção rápida de impedimentos e promovendo melhoria do processo.